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会务专家省钱有道 奥组委工作人员的奥运生活

http://2008.sina.com.cn 2007年03月27日17:48  新京报

  饶杰 在商务部工作了10年的饶杰,离开商务部时已经是法语口译员。2005年,他进入北京奥组委信息中心工作,2006年至今,任职于奥组委下属的国际会议小组。

  3月9日早9时不到,饶杰已经坐在奥运大厦15层的一间办公室里。

  饶杰靠着椅子,双手交叉在脑后,开始盘算上午的工作规划:首先要回复信箱里的15封邮件,然后完成上次活动的结算报告,同时确定下次活动的大会代表名单及机票等问题;最后,他还要为下午的一个会议准备材料。“明天还得去巴西考察。”饶杰揉揉眼睛,有些疲惫。

  饶杰的工作主要是给奥组委的各项会议做会务。两年前,他决定离开工作了10年的

商务部时,人民银行正邀请他高薪工作,但奥运的魅力,让他最终选择了这里。

  惊险 罗格行李被扣海关

  海关都下班了,第二天是周末没人办公,罗格主席周一中午到京,而且物品周一下午就要用……

  在奥组委里,饶杰的工作就是办会。最让他头痛的是“行李”。“寄丢了、出不了海关……一切你想不到的地方,都可能会出现问题。”

  最惊险的一次,2006年10月份的一个星期五,饶杰突然接到一个电话。“快想想办法,罗格主席寄到北京的物品无法出海关了!”打电话的是国际奥委会项目经理塔尼亚。饶杰是塔尼亚的中国联络人,被扣的物品是罗格在下周一下午赠送给我国国家领导人的礼品。因为从瑞士寄送时未写清箱内物品种类,海关无法正常报税。

  饶杰看看时间,当时已是晚上6点多。“海关都下班了,第二天是周末没人办公。罗格周一中午到,物品下午用……”饶杰一边回忆当时的情景,一边把桌子敲得当当响:“要是影响了会议,那可是大事!我能不急吗?”

  饶杰先把塔尼亚的情绪稳住,然后打电话给海关办公室,要到了物品管理部门的电话,但是物品管理部门没人接听。“完了,一定下班了!”

  他又开始想其他办法。他问清楚了寄送物品委托的公司,同时找过去商务部的朋友帮忙。“我一个个地打电话,看谁认识海关的人。”终于,有个同事说帮忙找到了一个海关副关长。副关长答应马上协调,让饶杰周一早去拿东西。

  “丢行李也是办会时候经常遇到的事情。”饶杰说,有一次,一位参会者投诉行李没到。他打了十几个电话才发现,原来是地址写错了,行李被寄到了青岛。

  经验 省钱就像“商务谈判”

  国际奥委会要每个办公室里有多条电话线,一条传真线。可加一条线是要多收费的。于是,我们就说:“给你们准备了一条电话线和一部传真电话一体机。塔尼亚很快就答应了。”

  “罗格行李”事件后,饶杰与塔尼亚算是认识了。他心想:以后,双方的沟通更顺畅。

  过了没多久,饶杰负责“2006年世界体育、教育与文化论坛”会务工作时,刚开始,国际奥委会要每个办公室里有多条电话线,一条传真线。而加一条线是要多收费的。于是,饶杰跟塔尼亚说,已经准备了一条电话线和一部传真电话一体机。“就像商务谈判一样,塔尼亚很快就答应了。”

  在国际会议小组里,“如何省钱”是饶杰和同事工作的一部分。会务小组是奥组委中惟一允许打国际长途的部门。可大家谈工作能用邮件就用邮件,如果需要电话沟通,也尽量让对方打过来。实在是要打国际长途,号码前面也一定会加拨IP号。

  “没有人规定,这都是大家的习惯。”饶杰说,很多人认为北京奥组委的钱是国家给的,其实,运营都来自市场开发,等于是花自己的利润。奥组委还有严格的财务审查制度,小到设备使用费,大到开幕式花销,样样都得经过

审计。如果任何一项超支了,超了多少,为什么超,都必须打报告写清楚。说到这里,他随手从桌子上抽出一张纸,说,“看见了吧,都是双面用的。”

  饶杰的理论是,即使每项活动只节约一两万元,但是积累下来,就是很大一笔钱。

  心愿 想干一辈子体育管理

  饶杰报名就读“体育管理硕士”课程,但课程经常被打断。“落两天的课,就得用一个月去补。”

  谈话间,饶杰总提到“投入产出比”,指的是自己在奥组委工作的得失。虽然辛苦,钱也赚得不多,但在奥组委的经历,为饶杰镀了一层“体育金”。

  “奥组委解散后,应该会有一部分推荐名额到相关单位工作。我喜欢

网球,所以想到网球中心工作。”他说,在奥组委工作后,让自己对体育有深刻的思考。

  “希望以后能一直从事体育管理的工作。”因此,虽然工作辛苦,饶杰还是报名了清华大学的“体育管理硕士”课程班,每三周上两天课。他说,既然将来想从事体育方面的工作,现在就要多充充电。不过,这课程经常被打断,比如明天吧,要飞里约热内卢考察,“落了这两天的课,就得用一个月去补。”饶杰叹了口气说。

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